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La pratique de l’événementiel est le fait de vouloir organiser un atelier particulier, interne ou externe à l’entreprise. Cependant, l’événementiel ne correspond pas seulement à cela, il s’agit aussi d’un outil de communication pour l’entreprise autour de ces événements. Les événements organisés peuvent être culturels, commerciales ou à mission incentive. L’organisation d’un activité nécessite une planification particulière dans de nombreux domaines : financier, logistique, personnel, invités, animation… Ces événements sont une occasion pour l’entreprise accroître sa visibilité, de faire des rencontres de nouveaux prospects/partenaires/prestataires, de favoriser la cohésion dans l’entreprise. L’objectif est de faire connaitre votre entreprise autant que d’inciter les professionnels comme les particuliers à être issu à votre découverte et à la trouvée de votre activité. Il s’agit aussi d’une pratique permettant de fidéliser vos clients et d’instaurer une relation personnelle, sur mesure avec eux afin de les valoriser. Elles sont généralement organisées une fois annuellement et vous aident à communiquer sur vos valeurs, votre histoire, vos projets…Ces événements sont souvent utilisés pour les institutions ou les associations comme Les petits frères des pauvres qui en organise chaque année. Aujourd’hui, n’importe qui s’invente “organisateur d’événements”, parce qu’ils ont organisé la fête scolaire, ou la fête d’anniversaire de leur enfants. d’autant plus qu’il est dès à présent très rapide et facile de se réaliser un site internet charmant. c’est pourquoi il est très simple de tomber dans les filets d’arnaqueurs ou d’amateurs. il est en général payant de choisir le degré d’expérience d’une agence. Vérifiez ce qu’ils prétendent avoir fait auparavant. S’ils ne peuvent pas vous donner des exemples concrets du travail qu’ils ont fait, alors cela devient suspicieux.

Nous considérons que les participants à un atelier organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un dialogue descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre entièrement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se négliger dans le département de storytelling événementiel. Chaque moment se doit d’être orchestré pour entretenir le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque séminaire a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous savons choisir tous les facteurs, le contexte de la société, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les paroles attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque action se doit d’être réfléchie autour d’un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il convient de être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le préalable primordial. Budget détaillé, emploi par emploi, honoraires et marge de l’agence visiblement distincts. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un activité, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.

Un aspect tout aussi impressionnant c’est le relationnel. Vous allez souvent être en contact avec un chef de projet afin de bien déterminer vos besoins et de vous informer de l’évolution de votre événement. C’est pourquoi il est primordial que ce dernier soit professionnel et attentif. Une bonne relation est encore importante et permet une parfaite collaboration. Il se doit d’être disponible et de bien appréhender vos besoins. Cela prouve que l’agence est engagée et responsable auprès de sa clientèle. Les références sont aussi un aspect principal. Elles démontrent le dynamisme et le professionnalisme de l‘agence. Sur un site internet, l’agence met quelques événements organisés par leur soin et cela peut vous apprendre la qualité et le sérieux de l’agence. on pourra donc vous documenter auprès des certaines écriteaux qui ont travaillées avec cette agence afin de déterminer si c’est une parfaite agence. Cela peut vous aider à vous guider ou non vers une agence. Mais l’aspect primordial reste les tarifs. Effectivement, certaines groupements vous proposent des devis gratuitement et sans engagement. néanmoins, pour certaines cabinets cela reste payant. C’est donc important de scruter ainsi que de confronter plusieurs cabinets. il faut que les prix conviennent à vos besoins et reste raisonnable. Le rapport qualité/prix est un argument décisif pour la création d’un événement. il est important de donc prendre cela en compte.

la première étape dans la sélection d’un service de gestion d’événements revient à examiner si la catégorie d’événement que vous souhaitez mettre en place est pris en charge par l’agence. Cela vous aidera à concentrer votre étude sur un nombre plus restreint d’entreprises. pour ce faire, allez sur le site web de l’agence et cherchez les infos que vous convoitez. il est toujours systématiquement envisageable de les contacter directement par e-mail ou par messagerie. Vous aurez besoin d’actualités concernant le nombre des événements que l’agence aura organisés lors de votre enquête. Cherchez à savoir si l’agence organise des activités internes ou . Renseignez-vous sur la logistique mise à votre disposition. Toutes ces infos vous aiderons à déterminer le budget de l’événement. Les tarifs sont souvent précisés sur le site, mais c’est si vous souhaitez un service plus sur-mesure. En contactant l’agence, vous recevrez quasiment toutes les informations qu’il vous faut pour faire de votre team building un succès. Cependant, vous avez à systématiquement vous assurer que le service de l’agence est de qualité. premièrement, vous devez évaluer si l’agence se chargera de l’événement directement ou en sous-traitance. de même, vous devez vous documenter sur sa notoriété. ainsi, nous vous recommandons de parcourir les témoignages des clients sur le site web de l’entreprise. Vous pouvez à chaque fois leur demander de vous fournir des références. appelez-nous à contacter ces clients si vous désirez en découvrir plus sur les services de l’agence.

de nombreux des personnes pensent que le recours à une agence événementielle ou à un traiteur externe commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus utile de commencer par déterminer pourquoi vous voulez mettre en place un événement en premier. Avant de demander à des ressources externes ou internes qui vous aidera à organiser cet activité, vous avez à être en mesure de partager les objectifs importants de l’événement. obtenez des solutions à toutes les questions intéressantes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – vous aurez longtemps le temps de faire des ajustements plus tard. a partir du moment pu c’est que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées faciles à comprendre commenceront à émerger sur la thématique et le message que vous désirez donner lors de votre team building, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités innovantes et quels services il vous faudra donner à la ressource extérieure pour leurs réalisations. Une bonne agence événementielle est pour démarrer une agence pédagogue qui écrit des articles de site institutionnel, des eBook, et qui saura vous expliquer simplement ses innovations. Une bonne agence vous guidera au fur et à mesure de l’organisation pour connaître les objectifs, le calendrier, le budget, le nombre d’invités et les préférences du client à propos des événements. Une bonne agence événementielle vous posera des questions sur votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.

Le budget détermine le projet. Avec une échelle de 1 à 10, on ne fait pas les mêmes choses. Impossible d’obtenir une Porsche avec des moyens correspondant juste à une petite cylindrée… Et les cabinets savent bien que quand un budget n’est en fait pas visiblement énoncé dès le départ, les pistes créatives ont d’autant plus de chances de partir dans la mauvaise voix. Quand le client ne sait pas définir votre argent, c’est qu’il n’est pas à votre aise avec ses objectifs et donc les moyens à mettre en œuvre. En cas de méconnaissance, d’impossibilité de votre idée, il ne faut pas hésiter à dénicher une suggestion, notamment celui d’une agence qui peut être désignée. Ce critère est un élément d’évaluation qui revêt une importance de premier ordre. Tout projet nécessite un temps record de réflexion, pour reculer et aussi de recherche. Car une fois l’ébauche de la proposition définie, l’agence doit interroger des partenaires, réaliser un budget, souvent trouver des alternatives. Ce temps est incompressible et garant de la bonne fin de la proposition ! Pour un directeur d’agence, il est fondamental de conserver ses équipes, surtout pour un projet tombant une veille de Noël ou le 31 juillet…


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