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il y a sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe différents artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est normal de se renseigner sur les agences pour s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous ressentez le désir de travailler. Organiser un team building demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet pour des cabinets événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner vos moyens, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas son argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.

Nous considérons que les participants à un séminaire organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre pleinement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent lacher prise dans le département de storytelling événementiel. Chaque moment doit rester orchestré pour reussir à garder le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque événement a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous savons choisir tous les paramètres, le situation de la société, les relations humaines, les résultats, les objectifs… Et les paroles attendus pour vous fournir un storytelling. Chaque marche se doit d’être réfléchie dans un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il faut être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le préalable capital. Budget détaillé, poste par poste, honoraires et marge de l’agence visiblement distincts. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un événement, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.

Un aspect tout aussi important c’est le relationnel. Vous allez souvent être en contact avec un chef de projet afin de bien déterminer vos attentes et de vous informer de la progression de votre atelier. C’est pourquoi il est primordial que ce dernier soit professionnel et attentif. Une bonne relation est évidemment importante et permet une parfaite collaboration. Il se doit d’être à votre écoute et de bien appréhender vos attentes. Cela prouve que l’agence est engagée et responsable auprès de sa clientèle. Les références sont aussi un aspect principal. Elles démontrent la réactivité et le professionnalisme de l‘agence. Sur un site web, l’agence met quelques événements organisés par leur soin et cela peut vous apprendre la qualité et le sérieux de l’agence. vous pouvez donc vous renseigner auprès des certaines écriteaux qui ont travaillées avec cette agence afin de déterminer si c’est une parfaite agence. Cela peut vous aider à vous orienter ou non vers une agence. Mais l’aspect primordial reste les tarifs. Effectivement, certaines groupements mettent en vente des devis gratuitement et sans engagement. toutefois, pour certaines agences cela reste payant. C’est donc important de regarder ainsi que de comparer plusieurs groupements. il faut que les prix correspondent à vos attentes et reste raisonnable. Le rapport qualité/prix est un argument décisif pour la conception d’un séminaire. il est important de donc prendre cela en compte.

contactez-nous à demander les références de l’agence événementielle en question. sans quoi prenez le temps aussi de consulter des sites d’organisateurs que vous aurez choisi. En effet, les artisans sérieux n’hésitent pas à y publier les noms des sociétés ou des enseignes avec qui ils ont collaboré. Cela vous aidera à évaluer l’expertise et les compétences réelles de l’agence à laquelle vous souhaitez contacter cette entreprise l’organisation de votre séminaire ou votre soirée d’entreprise. L’organisation d’un évènement va bien au-delà du fait de réunir des participants dans un même lieu. Une agence évènementielle doit mettre en avant l’image de marque, mais également les valeurs de votre entreprise. L’organisation d’un séminaire ou d’un voyage incentive nécessite la création de contenus plus que pertinents et créatifs visant à améliorer la visibilité de l’évènement ou de la marque. L’agence évènementielle se doit donc d’interagir avec le public à travers différents canaux, avant, pendant et même après l’évènement. Attention aux références de l’agence évènementielle aussi. Avant de la choisir pour l’organisation d’un séminaire, d’un repas du soir d’affaires ou d’un voyage incentive, prenez le temps de consulter les sites des organisateurs d’évènement que vous aurez choisit. Les plus sérieux n’hésitent pas à y placer les noms des banières ou des sociétés avec qui ils ont travaillé. Cela vous permettra de déterminer les compétences réelles de l’agence. En effet, un organisateur d’évènement est amené à intervenir sur le plan intellectuel à travers les conseils et l’élaboration des concepts.

Si l’entreprise dispose déjà d’un service dédié qui développe la communication en son sein et/ou en extérieure, il n’est que rarement utile de déléguer cette partie à un tiers. Pour des actions ponctuelles et en fonction des budgets dont vous disposez, un studio graphique peut suffire afin de répondre à vos souhaits comme la création d’un flyer, d’une brochure, d’un dépliant, ou même des cartes de visite. Cependant, répondre à tous les besoins de l’entreprise en à propos de communication nécessite une intense polyvalence : print, de conception web, digital, graphisme, brand content… Or, vos collaborateurs ne possèdent certainement pas toutes les compétences sérieuses espérées. L’un des avantages de recourir à une agence de communication est de pouvoir disposer d’une vision extérieure sur votre stratégie de marketing et communication, ainsi que des dernières mode et innovations en la matière. Déléguer à des spécialistes permet de gagner du temps. Vous tirez profit ainsi de l’expertise de professionnels qui vous apportent des serp en manque ou moyen terme : image d’enseigne attractive, notoriété, fidélisation des collaborateurs et des clients, apport d’affaires, autant de leviers de performance pour l’entreprise. il y a différents types d’agences de communication : généralistes, comme les groupements de communication globale, et spécialisées : agence web digitale, agence digitale, agence de conseil en communication, agence de communication ressources humaines, agence de publicité, agence de relations-presse, agence événementielle, agence de création graphique etc. Un grand groupe de communication possède souvent différents pôles capables de répondre à la plupart de vos souhaits en à propos de communication visuelle, communication digitale, communication corporate, communication événementielle, communication publicitaire etc.

Le budget détermine le projet. Avec une échelle de 1 à 10, on ne fait pas les mêmes choses. Impossible de recevoir une Porsche avec des moyens correspondant juste à une petite cylindrée… Et les groupements savent bien que quand un budget n’est pas clairement énoncé dès le départ, les pistes créatives ont d’autant plus de probabilités de partir dans la mauvaise voix. Quand le client ne sait pas choisir son argent, c’est qu’il n’est pas à l’aise avec ses objectifs et de ce fait les moyens à mettre en œuvre. En cas de méconnaissance, d’impossibilité de cette envie, il ne faut pas hésiter à dénicher une recommandation, en particulier celui d’une agence qui peut être missionnée. Ce critère est une chose d’évaluation qui revêt une importance de premier ordre. Tout projet nécessite un temps record de réflexion, de recul et également de recherche. Car une fois l’ébauche de la proposition définie, l’agence doit interroger des partenaires, réaliser un budget, souvent trouver des alternatives. Ce temps est incompressible et garant de la bonne fin de la proposition ! Pour un directeur d’agence, il est primordial de conserver ses équipes, en particulier pour un projet tombant une veille de Noël ou le 31 juillet…


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